Persónuverndarfulltrúi er aðili sem opinberar stofnanir og tiltekin fyrirtæki verða að tilnefna samkvæmt nýjum lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 („persónuverndarlög“). Margir líta á þá skyldu í jákvæðu ljósi og sumir ætla jafnvel að tilnefna persónuverndarfulltrúa þótt ekki standi skylda til þess. Aðrir eru þó á öðru máli og sjá lítið annað en að það feli í sér óþarfa kostnað. Í þessari grein ætlar höfundur að hrekja þá skoðun og færa rök fyrir því að tilnefning persónuverndarfulltrúa sé í raun tækifæri fyrir fyrirtæki fremur en byrði.

Tækifæri til að auka skilvirkni

Fyrst má nefna að fyrirtækjum er í sjálfsvald sett hvort þau feli nýjum starfsmanni eða utanaðkomandi aðila hlutverk persónuverndarfulltrúa. Kosturinn við það að fela utanaðkomandi aðila hlutverkið er sá að þannig má tryggja að persónuvernd sé einungis sinnt í samræmi við þarfir fyrirtækis. Vissulega væri líka hægt að bæta auknum skyldum á núverandi starfsmann en höfundur mun fljótlega birta aðra grein þar sem fjallað verður um af hverju slíkt getur verið óheppilegt.

Með skilvirkni að leiðarljósi má hugsa sér álitamál um persónuvernd í fyrirtæki þar sem persónuverndarfulltrúi hefur ekki verið tilnefndur. Að öllum líkindum þarf einhver starfsmaður að kanna málið og eyða tíma í að rannsaka það. Á meðan hann gerir það þarf hann jafnframt að bíða með að klára önnur verkefni. Jafnvel getur niðurstaðan orðið sú að leita þurfi til utanaðkomandi sérfræðings sem rukkar himinhátt tímagjald. Ef persónuverndarfulltrúi væri á hinn bóginn til staðar væri hægt að snúa sér beint til hans og afgreiða málið hratt og örugglega. Með því sparast dýrmætur tími starfsmanna og ekki er þörf á að leita til utanaðkomandi sérfræðinga. Persónuverndarfulltrúi er því án nokkurs vafa tækifæri fyrir fyrirtæki til að auka skilvirkni og draga úr kostnaði.

Tækifæri til að skapa samkeppnisforskot

Fyrirtæki geta skapað sér samkeppnisforskot með því að tilnefna persónuverndarfulltrúa. Í dag er að eiga sér stað mikil vitundarvakning á meðal almennings um hvernig fyrirtæki eru að meðhöndla þeirra persónuupplýsingar. Persónuverndarfulltrúi sér til þess að persónuvernd sé í hávegum höfð innan fyrirtækis og að upplýsingar um einstaklinga séu meðhöndlaðar af virðingu og með gagnsæjum hætti. Einstaklingar í dag og í náinni framtíð munu án nokkurs vafa kjósa að eiga fremur viðskipti við þannig aðila. Að tilnefna persónuverndarfulltrúa felur því í sér tækifæri fyrir fyrirtæki til að nálgast einstaklinga með nýjum aðferðum.

Tækifæri til að lágmarka áhættu

Ein af þeim meginbreytingum sem ný persónuverndarlög kveða á um eru stórauknar sektarheimildir Persónuverndar. Brot gegn löggjöfinni geta varðað háum sektum, allt að 2,4 milljörðum króna eða 4% af árlegri heildarveltu fyrirtækis. Kostnaður vegna persónuverndarfulltrúa sem sér til þess að kröfum löggjafarinnar sé mætt getur verið lítið annað en agnarsmár í því samhengi. Að tilnefna persónuverndarfulltrúa felur því í sér tækifæri fyrir fyrirtæki til að lágmarka áhættu og fyrirbyggja tjón.

Að lokum

Líkt og höfundur hefur rakið að framan felur tilnefning persónuverndarfulltrúa í sér tækifæri fyrir fyrirtæki sem felast í aukinni skilvirkni, samkeppnisforskoti og lágmörkun áhættu. Oftar en ekki er fjallað um ný persónuverndarlög í neikvæðu ljósi og er óþarfa kostnaður vegna persónuverndarfulltrúa enn eitt innlegg í þá umræðu. Sjaldan er fjallað um þau tækifæri sem í löggjöfinni felast og oft gleymist jafnframt að eitt af markmiðum hennar er að stuðla að aukinni nýsköpun. Hvaða aðilar nýta sér þau tækifæri mun tíminn leiða í ljós. Eitt af þeim tækifærum sem löggjöfin boðar er tilnefning persónuverndarfulltrúa og hvetjum við hjá Dattaca Labs öll fyrirtæki til að gera það, án tillits til þess hvort þeim beri skylda til þess eða ekki.